Verslo pasaulyje pasitikėjimas yra viena svarbiausių valiutų, tačiau verslo santykiuose pasitikėjimas turėtų būti grindžiamas ne tik žodžiais, bet ir konkrečiais faktais. Kiekvieną kartą pradedant bendradarbiavimą su nauju tiekėju, paslaugų teikėju ar verslo partneriu, egzistuoja rizika. Viena iš didžiausių grėsmių – įsivėlimas į sandorius su neegzistuojančiomis, fiktyviomis arba mokestines problemas turinčiomis įmonėmis. PVM kodų tikrinimas yra paprasčiausia, greičiausia ir efektyviausia priemonė, leidžianti patikrinti partnerio statusą. Tai ne tik formalumas, bet ir būtinybė, padedanti apsaugoti jūsų įmonę nuo galimų finansinių nuostolių bei problemų su mokesčių inspekcija. Šiame straipsnyje detaliai aptarsime, kodėl svarbu tikrinti PVM kodus, kaip tai padaryti nemokamai ir ką daryti aptikus įtartiną informaciją.
Kodėl PVM kodo tikrinimas yra būtinas verslo saugumui?
Kiekvienas pridėtinės vertės mokesčio mokėtojas Europos Sąjungoje privalo turėti unikalų PVM mokėtojo kodą. Šis kodas leidžia mokesčių administratoriams sekti prekių ir paslaugų judėjimą bei užtikrinti, kad mokesčiai būtų sumokėti teisingai. Verslo įmonėms šis kodas tarnauja kaip tam tikras „vizitinės kortelės“ patikrinimas.
Pagrindinės priežastys, kodėl privalote tikrinti partnerio PVM kodą:
- Mokestinės rizikos valdymas: Jei įsigyjate prekes ar paslaugas iš įmonės, kuri nėra PVM mokėtoja (nors nurodo esanti), galite susidurti su situacija, kai mokesčių administratorius atsisako grąžinti pirkimo PVM. Tai reiškia tiesioginį finansinį nuostolį jūsų įmonei.
- Apsauga nuo „karuselinių“ sukčiavimų: PVM sukčiavimo schemose dažnai naudojamos įmonės, kurios „išnyksta“ arba yra registruotos tik popieriuje. Patikrinę kodą, sužinosite, ar įmonė yra aktyvi PVM mokėtoja, kas sumažina riziką tapti tokios schemos dalimi.
- Teisinis atitikimas: Vykdant tarptautinę prekybą ES viduje, PVM mokėtojo kodo tikrinimas yra privalomas norint taikyti 0 proc. PVM tarifą. Be galiojančio kodo, tokia operacija gali būti apmokestinta standartiniu tarifu, kas brangina jūsų produktą.
- Reputacijos apsauga: Bendradarbiavimas su abejotinos reputacijos verslo subjektais gali neigiamai paveikti jūsų įmonės įvaizdį bankų, kreditorių ar verslo partnerių akyse.
Kaip greitai ir nemokamai patikrinti PVM kodą?
Šiais laikais PVM mokėtojo patikrinimas yra itin paprastas procesas, nereikalaujantis specialių įrankių ar mokamų duomenų bazių. Europos Komisija yra sukūrusi centralizuotą sistemą, skirtą šiai informacijai gauti realiuoju laiku.
VIES sistema – pagrindinis įrankis
VIES (VAT Information Exchange System) yra Europos Sąjungos sukurta sistema, leidžianti patikrinti, ar įmonė yra PVM mokėtoja kurioje nors ES šalyje. Sistema veikia tiesiogiai su nacionaliniais mokesčių registrais, todėl informacija yra patikima ir operatyvi.
- Apsilankykite oficialioje Europos Komisijos VIES svetainėje.
- Pasirinkite šalį, kurioje įmonė yra registruota.
- Įveskite PVM mokėtojo kodą (be šalies kodo, kuris dažniausiai jau būna parinktas).
- Paspauskite mygtuką „Patikrinti“ (Verify).
Sistema pateiks atsakymą: „Taip, galiojantis PVM kodas“ arba „Ne, kodas negalioja“. Jei kodas galioja, papildomai gali būti rodomas įmonės pavadinimas ir adresas (priklausomai nuo šalies duomenų apsaugos taisyklių). Svarbu atkreipti dėmesį, kad jei sistemoje nurodomas pavadinimas nesutampa su tuo, kurį pateikė jūsų partneris, tai yra stiprus signalas atidžiau patikrinti įmonę.
Lietuvos mokesčių inspekcijos duomenų bazė
Jei įmonė yra registruota Lietuvoje, patikimiausias šaltinis yra Valstybinė mokesčių inspekcija (VMI). Jų svetainėje esanti vieša PVM mokėtojų paieškos sistema leidžia ne tik sužinoti, ar įmonė yra PVM mokėtoja, bet ir nuo kurios datos, ar registracija nėra sustabdyta bei ar įmonė nėra išregistruota. VMI duomenų bazė atnaujinama nuolat, todėl tai yra pirminis šaltinis lokaliam verslui.
Ką daryti, jei PVM kodas nerandamas arba negalioja?
Aptikus, kad nurodytas PVM kodas negalioja, nereikėtų iškart daryti išvados, kad įmonė yra sukčiai. Kartais pasitaiko paprasčiausių klaidų: neteisingai suvesti skaičiai, pasenusi informacija blankuose ar techniniai sistemos sutrikimai. Visgi, tokia situacija reikalauja papildomų veiksmų:
- Susisiekite su partneriu: Paprašykite patikslinti PVM kodą. Galbūt buvo padaryta rašybos klaida arba įmonė dar tik ruošiasi registruotis PVM mokėtoja.
- Paprašykite registracijos pažymėjimo: Jei abejonės išlieka, paprašykite atsiųsti PVM mokėtojo registracijos pažymėjimo kopiją.
- Patikrinkite įmonę kituose registruose: Peržiūrėkite įmonės duomenis juridinių asmenų registre, patikrinkite, ar įmonė nėra likviduojama, ar nėra skelbimų apie teisinius ginčus.
- Atsisakykite sandorio: Jei įmonė negali pagrįsti savo statuso arba pateikia prieštaringą informaciją, saugiausia yra atsisakyti tokio verslo partnerio paslaugų. Rizika prarasti pinigus ar turėti problemų su VMI yra per didelė.
Dazniausiai užduodami klausimai apie PVM kodus
Ar PVM kodo tikrinimas garantuoja, kad įmonė yra patikima?
Ne, PVM kodo patikrinimas patvirtina tik tai, kad įmonė yra registruota PVM mokėtoja ir turi teisę vykdyti su PVM susijusias operacijas. Tai nereiškia, kad įmonė yra finansiškai stabili, sąžininga ar atlieka savo įsipareigojimus kitiems tiekėjams. Tai tik pirmasis žingsnis patikros procese.
Ar reikia tikrinti PVM kodą kiekvieną kartą, ar užtenka vieną kartą?
Būtina tikrinti prieš kiekvieną naują sandorį arba bent kartą per tam tikrą laikotarpį (pvz., kas ketvirtį), jei bendradarbiaujate nuolatos. Įmonės statusas gali pasikeisti – ji gali būti išregistruota iš PVM mokėtojų registro dėl mokesčių skolų ar kitų priežasčių, o jūs apie tai galite sužinoti tik atlikę pakartotinį patikrinimą.
Ką daryti, jei įmonė sako, kad ji yra PVM mokėtoja, bet sistemoje kodo nerandu?
Pirmiausia dar kartą patikrinkite įvestus skaičius. Jei viskas teisinga, paprašykite įmonės atsiųsti jų registracijos duomenis. Gali būti, kad įmonė yra PVM mokėtoja, bet vyko registracijos pakeitimai arba duomenys dar nespėjo atsispindėti VIES sistemoje. Visgi, kol kodo nerandate viešose sistemose, 0 proc. PVM tarifo taikyti negalite.
Ar skiriasi Lietuvos ir kitų ES šalių PVM kodų struktūra?
Taip, kiekviena ES šalis turi savo specifinę PVM kodo struktūrą, tačiau visos jos prasideda šalies kodu (pvz., LT, DE, PL, FR). VIES sistema automatiškai atpažįsta šalies kodą ir patikrina pagal tos šalies reikalavimus.
Ar užsienio įmonė turi turėti PVM kodą, jei nori prekiauti Lietuvoje?
Jei įmonė prekiauja su kitų ES šalių verslo subjektais (B2B), PVM kodas yra būtinas norint taikyti ES direktyvose numatytą PVM tvarką. Jei prekyba vyksta su fiziniais asmenimis, gali būti taikomos kitos taisyklės (pvz., OSS – vieno langelio sistema).
Papildomi žingsniai vertinant verslo partnerio patikimumą
Tikrinimas mokesčių bazėse yra tik vienas iš įrankių. Norint susidaryti išsamų įvaizdį apie potencialų partnerį, verta atlikti ir kitus veiksmus. Pavyzdžiui, pravartu pasidomėti įmonės istorija: kiek laiko ji veikia rinkoje, kas yra jos vadovai ir akcininkai. Ilga ir skaidri veiklos istorija dažnai rodo, kad įmonė yra stabili ir patikima.
Taip pat verta pasitikrinti skelbiamus duomenis apie įmonės finansinę būklę. Lietuvoje tai padaryti nesunku per juridinių asmenų registrą ar įvairius verslo portalus, kuriuose pateikiamos metinės finansinės ataskaitos. Matydami, ar įmonė dirba pelningai, ar nuostolingai, ar auga jos apyvarta, galite lengviau įvertinti riziką. Be to, verta paieškoti informacijos internete: atsiliepimų, naujienų apie įmonę, galimų teismų ar skolų išieškojimo atvejų. Neretai bendruomenės ir kiti verslininkai dalijasi savo patirtimi, kuri gali būti labai naudinga.
Galiausiai, svarbu atkreipti dėmesį į komunikacijos stilių. Jei potencialus partneris vengia atsakyti į konkrečius klausimus, slepia informaciją apie savo įmonės registraciją, skubina pasirašyti sutartis be tinkamo patikrinimo ar reikalauja neįprastų mokėjimo sąlygų, tai yra signalas būti itin atsargiems. Verslas visada susijęs su rizika, tačiau tinkamas pasirengimas ir informacijos rinkimas padeda šią riziką sumažinti iki minimumo, užtikrinant jūsų įmonės tvarumą ir sėkmę.
