Kiekvienas verslininkas, vykdantis individualią veiklą ar vadovaujantis įmonei, anksčiau ar vėliau susiduria su būtinybe išrašyti sąskaitą faktūrą. Tai nėra tik formalumas – tai oficialus finansinis dokumentas, kurio pagrindu apskaičiuojami mokesčiai, deklaruojamos pajamos ir vykdoma buhalterinė apskaita. Valstybinė mokesčių inspekcija (VMI) itin griežtai vertina šiuos dokumentus, todėl net ir smulkiausia klaida ar praleistas privalomas rekvizitas gali virsti nemaloniu dėmesiu iš mokesčių administratoriaus pusės. Norint sklandžiai vykdyti veiklą ir išvengti bereikalingų baudų ar patikrinimų, būtina tiksliai žinoti, kaip turi atrodyti nepriekaištingas sąskaitos faktūros šablonas ir kokią informaciją jame privalote pateikti.
Privalomieji sąskaitos faktūros rekvizitai pagal VMI reikalavimus
Sąskaita faktūra nėra tiesiog laisvos formos lapas su užrašyta suma. Pagal Lietuvos Respublikos Pridėtinės vertės mokesčio įstatymą (PVM įstatymą), sąskaitoje faktūroje privalo būti nurodyta visa serija konkrečių rekvizitų. Jei bent vieno iš jų trūksta, dokumentas gali būti pripažintas negaliojančiu arba netinkamu sąnaudoms pagrįsti.
Štai pagrindiniai rekvizitai, kurie turi būti kiekvienoje sąskaitoje faktūroje:
- Sąskaitos faktūros serija ir numeris. Kiekviena sąskaita turi turėti unikalų numerį, suteikiamą laikantis jūsų pasirinktos nuoseklios numeracijos tvarkos. Numeracija turi būti tęstinė – negali būti praleistų skaičių ar dublikatų.
- Sąskaitos faktūros išrašymo data. Tai diena, kada dokumentas buvo fiziškai suformuotas ir pateiktas pirkėjui.
- Prekių tiekėjo arba paslaugų teikėjo duomenys. Būtina nurodyti pilną pavadinimą arba vardą ir pavardę, registracijos adresą bei mokėtojo kodą (įmonės kodą arba individualios veiklos pažymos numerį).
- Pirkėjo duomenys. Analogiškai kaip ir teikėjo atveju – tikslus pavadinimas, adresas ir kodas.
- Prekių arba paslaugų pavadinimas. Aprašymas turi būti pakankamai konkretus, kad būtų aišku, už ką yra mokama. Vengti abstrakčių formuluočių, tokių kaip „konsultacinės paslaugos“, jei įmanoma patikslinti, kokios būtent.
- Prekių ar paslaugų mato vienetas ir kiekis. Pavyzdžiui, vienetai, valandos, kilogramai, metrai ir panašiai.
- Vieneto kaina be PVM. Tai yra bazinė kaina, nuo kurios skaičiuojami mokesčiai.
- Bendros sumos. Turi būti nurodyta bendra pardavimo suma (be PVM), PVM tarifas bei PVM suma (jei taikomas), ir galutinė suma su PVM.
- Nuoroda į PVM įstatymo straipsnį. Jei esate PVM mokėtojas ir taikote nulinį PVM tarifą arba esate atleistas nuo PVM, privalote nurodyti teisinį pagrindą, kodėl PVM nėra skaičiuojamas.
Kodėl netinkamas sąskaitos faktūros šablonas gali pakenkti jūsų verslui
Daugelis pradedančiųjų verslininkų naudoja atsitiktinius internete rastus šablonus, kurie dažnai būna pasenę arba neatitinka dabartinių Lietuvos įstatymų reikalavimų. Tai yra viena didžiausių rizikų. Netinkamai parengtas dokumentas sukuria „buhalterinį chaosą“.
Visų pirma, VMI gali atsisakyti pripažinti tokią sąskaitą kaip pagrindą sąnaudoms atskaityti. Tai reiškia, kad jūsų pelnas popieriuje bus didesnis nei realybėje, todėl sumokėsite daugiau gyventojų pajamų mokesčio (GPM) arba pelno mokesčio. Antra, netvarkinga dokumentacija yra pirmasis signalas mokesčių inspektoriams, kad jūsų apskaitoje gali būti ir daugiau pažeidimų, o tai dažnai tampa „žaliu šviesoforu“ išsamiam patikrinimui.
Taip pat svarbu paminėti, kad profesionaliai atrodanti sąskaita faktūra stiprina jūsų įvaizdį kliento akyse. Sąskaita su gramatinėmis klaidomis, iškraipytais logotipais ar trūkstamais rekvizitais sukelia nepasitikėjimą verslo partneriais.
Dažniausiai daromos klaidos rengiant dokumentus
Net ir patyrę buhalteriai ar verslininkai kartais įsivelia į klaidas. Analizuojant dažniausiai pasitaikančius neatitikimus, galima išskirti keletą pagrindinių grupių:
- Numeracijos klaidos. Dažnai verslininkai nusistato numeraciją, kuri nebuvo patvirtinta vidaus tvarkos taisyklėse arba netyčia „šokinėja“. Pavyzdžiui, vietoj 001, 002, 003, sąskaitos numeruojamos atsitiktinai arba naudojami pasikartojantys numeriai skirtingais metais.
- Netiksli paslaugų apimtis. „Paslaugos pagal sutartį“ – tai viena pavojingiausių formuluočių. VMI auditoriai dažnai reikalauja detalizacijos. Geriau išvardyti konkrečias atliktas operacijas ar valandas.
- Datos neatitikimas. Sąskaita turi būti išrašyta per nustatytą terminą po paslaugos suteikimo ar prekės pristatymo. Jei sąskaita išrašoma gerokai vėliau nei įvyko faktinis sandoris, tai gali būti traktuojama kaip apskaitos pažeidimas.
- Nepilni pirkėjo duomenys. Ypač aktualu dirbant su užsienio klientais. Kartais pamirštama nurodyti PVM mokėtojo kodą, jei klientas yra iš kitos ES šalies, kas yra būtina atvirkštiniam PVM skaičiavimui.
Kaip susikurti savo sąskaitos faktūros šabloną arba pasirinkti įrankį
Šiandien rinkoje yra gausybė būdų, kaip automatizuoti sąskaitų išrašymą. Galima rinktis nuo paprasto Excel šablono iki specializuotų apskaitos programų.
Jei pasirenkate naudoti Excel ar Word šabloną, įsitikinkite, kad jame yra įdiegtos formulės, kurios automatiškai skaičiuoja sumas. Tai sumažina žmogiškosios klaidos riziką (pvz., skaičiuojant PVM). Tačiau turėkite omenyje, kad Excel dokumentai nėra patys saugiausi – juos lengva pakeisti, todėl buhalterijoje rekomenduojama saugoti sąskaitas PDF formatu.
Geriausias sprendimas – debesų kompiuterijos pagrindu veikiančios apskaitos sistemos. Jos turi integruotus šablonus, kurie atnaujinami pagal galiojančius įstatymus. Tokiose sistemose dažniausiai jau yra „įsiūti“ visi privalomi rekvizitai, o sistema pati seka numeraciją ir neleidžia sukurti dviejų sąskaitų su tuo pačiu numeriu.
Dažniausiai užduodami klausimai (FAQ)
Ar privaloma ant sąskaitos faktūros dėti antspaudą ar parašą?
Lietuvos teisės aktai šiuo metu nereikalauja, kad sąskaita faktūra būtų pasirašyta ar antspauduota, jei ji pateikiama elektroniniu formatu. Svarbiausia, kad dokumente esantys duomenys būtų autentiški ir aiškūs. Vis dėlto, jei jūsų vidaus taisyklės ar klientas reikalauja parašo, tai nėra draudžiama, tačiau tai nėra būtina sąlyga galiojimui.
Ką daryti, jei sąskaitoje faktūroje pastebėjau klaidą po jos išsiuntimo?
Jei klaida pastebėta jau po sąskaitos išrašymo, ją taisyti galite išrašydami kreditinę arba debetinę sąskaitą faktūrą, arba išrašydami naują dokumentą, nurodant, kad ankstesnis yra anuliuojamas. Jokiu būdu nebandykite „taisyti“ jau išsiųsto PDF failo, nes originalas pas pirkėją liks nekorektiškas.
Ar sąskaitoje faktūroje reikia nurodyti banko sąskaitą?
Tai nėra griežtai privaloma pagal įstatymą, tačiau itin rekomenduojama. Pirkėjui turi būti aišku, kur pervesti pinigus. Jei banko sąskaitos nėra, kyla rizika, kad apmokėjimas vėluos arba bus atliktas klaidingai.
Kiek laiko privaloma saugoti sąskaitas faktūras?
Pagal Lietuvos archyvų departamento ir VMI nurodymus, apskaitos dokumentai (įskaitant sąskaitas faktūras) turi būti saugomi 10 metų. Šis terminas yra svarbus tiek pirkėjui, tiek pardavėjui, nes kilus patikrinimui, būtent šie dokumentai bus pagrindinis įrodymas apie įvykusį sandorį.
Ar galima išrašyti sąskaitas faktūras užsienio kalba?
Taip, sąskaitas faktūras galima išrašyti užsienio kalba, tačiau VMI patikrinimo metu, pareikalavus, privalėsite pateikti vertimą į lietuvių kalbą. Todėl rekomenduojama sąskaitas rengti dviem kalbomis (lietuviškai ir angliškai/kita kalba), kad būtų išvengta papildomo darbo ateityje.
Skaitmeninių sąskaitų faktūrų svarba šiuolaikiniame versle
Pereinant prie elektroninio dokumentų valdymo, verslas tampa ne tik efektyvesnis, bet ir saugesnis. Skaitmeninės sąskaitos faktūros, ypač jei jos generuojamos per specializuotą programinę įrangą, automatiškai patenka į jūsų apskaitos sistemą. Tai reiškia, kad buhalteris mato realius duomenis realiu laiku, o mokesčių inspekcija gali lengviau patikrinti jūsų deklaruojamas pajamas su faktinėmis išrašytomis sąskaitomis.
VMI vis labiau skatina naudotis elektroninėmis sąskaitų faktūrų teikimo sistemomis (pvz., e. sąskaita). Nors smulkiam verslui tai nėra privaloma, naudojimasis tokiomis sistemomis parodo jūsų verslo skaidrumą. Svarbu paminėti, kad elektroniniu paštu siunčiama sąskaita PDF formatu taip pat yra laikoma elektronine sąskaita, jei ji atitinka visus privalomuosius rekvizitus. Tačiau labai svarbu užtikrinti, kad toks failas nebūtų redaguojamas pirkėjo pusėje. Rekomenduojama naudoti PDF formatą su užrakinta apsauga, kad dokumento turinys liktų toks, koks buvo suformuotas.
Galiausiai, nepamirškite, kad jūsų sąskaita faktūra yra jūsų profesionalumo vizitinė kortelė. Investuodami laiką į šablono paruošimą šiandien, apsaugote save nuo galimų problemų rytoj. VMI vertina tvarką, o tvarkinga sąskaita faktūra – tai pirmas žingsnis link ramybės mokesčių klausimais. Nuolat sekite informaciją VMI portale, nes įstatymai keičiasi, o su jais gali keistis ir reikalavimai dokumentams, todėl kartą per metus peržiūrėti savo naudojamą šabloną yra gera ir naudinga praktika.
