Kiekvienas verslo savininkas, laisvai samdomas specialistas ar individualios veiklos vykdytojas anksčiau ar vėliau susiduria su būtinybe išrašyti sąskaitą faktūrą. Tai ne tik formalumas, patvirtinantis suteiktas paslaugas ar parduotas prekes, bet ir pagrindinis apskaitos dokumentas, kurio teisingumu tiesiogiai suinteresuota Valstybinė mokesčių inspekcija (VMI). Netinkamai parengta sąskaita gali tapti ne tik painiavos buhalterijoje priežastimi, bet ir pagrindu baudoms ar papildomiems patikrinimams. Todėl supratimas, kaip turi atrodyti kokybiškas sąskaitos faktūros šablonas, yra esminis įgūdis kiekvienam, norinčiam sklandžiai vykdyti veiklą Lietuvoje.
Teisės aktai ir privalomi rekvizitai sąskaitoje
Norint išvengti problemų su VMI, būtina griežtai laikytis Lietuvos Respublikos pridėtinės vertės mokesčio įstatyme nustatytų reikalavimų. Sąskaita faktūra nėra tik laisvos formos dokumentas – tai griežtos apskaitos popierius, kuriame privalo būti nurodyta visa įstatymuose numatyta informacija.
Pirmiausia, sąskaitoje turi būti aiškiai nurodytas jos išrašymo faktas. Pagrindiniai privalomi duomenys, kuriuos privalote įtraukti į kiekvieną dokumentą:
- Sąskaitos serija ir unikalus numeris. Numeracija turi būti nuosekli ir nekartojama.
- Sąskaitos išrašymo data.
- Prekių tiekimo arba paslaugų teikimo data (jei ji skiriasi nuo išrašymo datos).
- Pardavėjo rekvizitai: pilnas pavadinimas arba vardas ir pavardė, adresas bei mokesčių mokėtojo kodas (PVM mokėtojo kodas, jei toks yra).
- Pirkėjo rekvizitai: pilnas pavadinimas arba vardas ir pavardė, adresas bei mokesčių mokėtojo kodas.
- Prekių ar paslaugų pavadinimas ir kiekis.
- Prekių ar paslaugų vieneto kaina be PVM.
- PVM tarifas ir mokėtina PVM suma (jei esate PVM mokėtojas).
- Visa mokėtina suma.
- Banko sąskaitos numeris, į kurį turi būti atliktas mokėjimas.
Svarbu paminėti, kad jeigu esate PVM mokėtojas, sąskaitoje taip pat privalo būti nurodytas PVM mokėtojo kodas, o jei paslauga yra neapmokestinama PVM, būtina nurodyti konkrečią įstatymo nuostatą, kodėl PVM nėra skaičiuojamas.
Klaidų prevencija: ko vengti pildant dokumentus
Dažniausiai klaidos įsivelia dėl skubėjimo ar netinkamų šablonų naudojimo. Viena iš dažniausių klaidų – neteisingas sąskaitos numeravimas. VMI labai atidžiai stebi, ar nėra praleistų numerių arba ar tas pats numeris nebuvo suteiktas keliems skirtingiems dokumentams. Jei naudojate „Excel” ar „Word” šabloną, užtikrinkite, kad numeraciją atnaujinate rankiniu būdu kaskart išrašydami naują dokumentą.
Kita dažna problema – netikslūs duomenys apie pirkėją. Visada rekomenduojama patikrinti kliento įmonės kodą viešai prieinamose duomenų bazėse. Jei įrašysite klaidingą pirkėjo kodą ar adresą, VMI gali laikyti tokią sąskaitą negaliojančia arba klaidinga, o pirkėjas susidurs su problemomis atskaitydamas PVM ar traukdamas sąskaitą į leidžiamus atskaitymus.
Taip pat būtina atkreipti dėmesį į paslaugų aprašymą. „Už paslaugas” – tai per daug abstraktu. Sąskaitoje turi būti aiškiai nurodyta, už ką klientas moka. Pavyzdžiui, „Svetainės dizaino kūrimo paslaugos” arba „Individuali verslo konsultacija”. Tai ne tik apsaugo nuo VMI klausimų, bet ir sumažina nesutarimų su pačiu klientu riziką.
Elektroninės sąskaitos ir jų privalumai
Šiandien VMI vis labiau skatina pereiti prie elektroninių sąskaitų faktūrų. Nors sąskaitas galima pildyti „Excel” formatu ir konvertuoti į PDF, vis daugiau verslininkų renkasi specializuotas buhalterinės apskaitos programas arba i.SAF sistemą. Pagrindinis elektroninių sąskaitų privalumas – sistemos automatiškai sugeneruoja teisingą seriją ir numerį, todėl išvengiama žmogiškųjų klaidų.
Naudojantis programine įranga, duomenys automatiškai patenka į apskaitos registrą, o tai palengvina darbą atėjus mokesčių deklaravimo laikotarpiui. Be to, elektroninis formatas užtikrina, kad dokumentas nepasimes, bus lengvai archyvuojamas ir prireikus greitai surandamas. VMI reikalauja, kad sąskaitos faktūros būtų saugomos 10 metų, todėl skaitmeninis archyvas yra kur kas saugesnis nei krūva popierinių lapų.
Individualios veiklos specifika
Individualią veiklą vykdantys asmenys dažnai galvoja, kad jiems taisyklės yra paprastesnės, tačiau tai klaidingas įsitikinimas. Nors individualios veiklos vykdytojai nebūtinai yra PVM mokėtojai, jie vis tiek privalo išrašyti sąskaitas faktūras (išskyrus tam tikrus atvejus, kai naudojami kasos aparatai).
Jei nesate PVM mokėtojas, savo sąskaitoje turite aiškiai nurodyti, kad „PVM nėra skaičiuojamas”. Tai svarbu, kad klientas žinotų, jog negali traukti šio PVM į savo PVM atskaitą. Taip pat individualios veiklos vykdytojams svarbu atidžiai vesti pajamų ir išlaidų apskaitos žurnalą. Kiekviena sąskaita faktūra turi atitikti įrašą šiame žurnale. Jei sąskaitoje nurodyta suma nesutaps su realiai gauta suma į banko sąskaitą, tai taps pirmuoju signalu VMI patikrinimui.
Dažniausiai užduodami klausimai apie sąskaitas faktūras
Ar būtinas parašas ant sąskaitos faktūros?
Lietuvoje, pagal galiojančius įstatymus, parašas ant sąskaitos faktūros nėra privalomas, jei dokumentas išrašomas elektroniniu būdu arba jame nurodyti visi kiti reikalaujami rekvizitai. Tačiau, jei norite suteikti dokumentui papildomo oficialumo, galite įdėti elektroninį parašą arba spaudą, tačiau VMI tam griežtų reikalavimų nekelia.
Ką daryti, jei sąskaitoje padariau klaidą?
Jei pastebėjote klaidą jau išsiųstoje sąskaitoje, niekada negalima tiesiog ištrinti senos sąskaitos ir išrašyti naujos su tuo pačiu numeriu. Turite išrašyti kreditinę sąskaitą (sąskaitą su neigiamu ženklu), kuri anuliuotų klaidingą sąskaitą, ir tada išrašyti visiškai naują sąskaitą su nauju numeriu.
Ar galima sąskaitą išrašyti praėjus tam tikram laikui po paslaugos suteikimo?
Sąskaita faktūra turi būti išrašyta ne vėliau kaip iki kito mėnesio 15 dienos po paslaugų suteikimo arba prekių pristatymo. Rekomenduojama sąskaitas išrašyti nedelsiant po suteiktų paslaugų, kad būtų užtikrintas pinigų srautas ir tvarkinga apskaita.
Kaip turėtų atrodyti sąskaita, jei paslaugas teikiu užsienio klientui?
Jei teikiate paslaugas užsienio įmonėms, sąskaita turi būti išrašyta laikantis tarptautinių standartų. Dažniausiai rekomenduojama naudoti anglų kalbą ir nurodyti abiejų šalių PVM mokėtojų kodus. Taip pat svarbu atkreipti dėmesį į atvirkštinio PVM apmokestinimo mechanizmą, jei toks taikomas.
Ar privalau saugoti popierines sąskaitų kopijas?
Jei sąskaitas generuojate elektroniniu būdu, originalus turite saugoti skaitmeniniu formatu. Popierinių kopijų atspausdinimas ir segimas į segtuvus nebėra būtinas, jei turite patikimą elektroninį archyvą, prie kurio VMI gali gauti prieigą patikrinimo atveju.
Būtinybė nuolat sekti pasikeitimus
Mokesčių įstatymai Lietuvoje nėra statiški. Kasmet gali keistis ne tik PVM tarifai, bet ir tvarka, susijusi su duomenų teikimu į i.SAF sistemą. Verslininkas, kuris pasikliauja 5 metus senumo sąskaitos faktūros šablonu, rizikuoja tapti pažeidėju ne dėl piktavališkumo, o dėl neinformuotumo.
Kiekvienam verslo savininkui patariama bent kartą per pusmetį peržiūrėti VMI svetainėje skelbiamą informaciją apie sąskaitų faktūrų rekvizitus. Taip pat verta konsultuotis su buhalteriu – profesionalas visada pasakys, ar jūsų naudojamas šablonas atitinka dabartinę praktiką.
Be to, atkreipkite dėmesį į mokėjimo terminus. Nors įstatymų požiūriu sąskaitos formoje nurodytas mokėjimo terminas nėra griežtas rekvizitas, jis yra kritiškai svarbus jūsų verslo gyvybingumui. Aiškiai nurodytas terminas (pavyzdžiui, „Mokėti per 14 dienų”) padeda lengviau administruoti skolas ir išvengti vėlavimų, kurie gali pakenkti jūsų santykiams su tiekėjais ar verslo partneriais.
Pabaigai, svarbu paminėti, kad sąskaita faktūra – tai jūsų verslo vizitinė kortelė. Tvarkingas, profesionaliai suformuotas dokumentas ne tik apsaugo jus nuo VMI nemalonumų, bet ir palieka gerą įspūdį klientui. Tai rodo, kad esate atsakingas, skaidrus ir patikimas verslo partneris, vertinantis tiek savo, tiek savo kliento laiką bei verslo etikos principus. Investuodami šiek tiek laiko į kokybiško šablono sukūrimą, užsitikrinate ramybę ilgam laikui į priekį.
